Eram 19h de uma quinta-feira quando minha prima percebeu que o apartamento da mãe — falecida há oito meses — ainda estava no nome dela. Cartório de notas fechado. Advogado cobrando R$ 4.500 só pra “dar uma olhada”. E ela sem saber nem qual documento pedir primeiro. Essa cena se repete todo dia no Brasil: alguém perde um parente, respira fundo, e depois descobre que o imóvel herdado é um labirinto burocrático que ninguém ensinou a atravessar.
O problema não é falta de documentação — é não saber qual documento serve pra qual etapa. Muita gente passa meses juntando papéis errados, gastando com reconhecimento de firma em documentos que o cartório vai rejeitar de qualquer forma, porque a ordem estava errada. A transferência de imóvel herdado tem uma lógica sequencial. Quando você entende essa lógica, dá pra organizar boa parte do processo sozinho — e contratar um profissional só no momento em que ele realmente faz diferença.
1. Entenda o tipo de inventário antes de pegar qualquer papel
O primeiro passo é saber qual caminho você vai percorrer: inventário extrajudicial (feito em cartório) ou inventário judicial (feito na Justiça). Essa escolha determina quais documentos você vai precisar, em que ordem, e qual é o custo aproximado do processo.
O inventário extrajudicial é mais rápido e mais barato. Ele é possível quando todos os herdeiros são maiores de idade, estão de acordo com a partilha, não existe testamento (ou o testamento já foi registrado e aprovado pelo juiz) e há um advogado acompanhando a lavratura da escritura. Sim — mesmo no cartório, a lei exige a presença de um advogado na hora da escritura. Mas isso é diferente de contratar alguém pra “tocar o processo”: você pode organizar tudo e levar pronto.
O inventário judicial é obrigatório quando há herdeiro menor de idade, herdeiro incapaz, conflito entre as partes ou testamento ainda não homologado. Nesse caso, a presença de advogado é obrigatória desde o início e o processo costuma levar mais tempo.
Regra prática: antes de qualquer coisa, reúna os herdeiros e verifique se todos concordam com a partilha. Se a resposta for sim e todos forem maiores, você provavelmente vai pelo caminho do cartório.
2. Os documentos do falecido: o núcleo de tudo
A certidão de óbito é o documento que abre o processo. Sem ela, nada anda. Se o óbito foi recente, o cartório de registro civil emite gratuitamente a primeira via. Perdeu ou nunca retirou? Você pode pedir segunda via — também gratuita — no cartório do distrito onde o óbito foi registrado, ou pelo sistema online de alguns estados.
Depois da certidão de óbito, você vai precisar de:
- RG e CPF do falecido — mesmo que já tenha falecido, o CPF continua sendo exigido
- Certidão de casamento (se for casado) ou certidão de nascimento (se solteiro), sempre atualizada — emitida há menos de 90 dias na maioria dos cartórios
- Comprovante de endereço recente do falecido
- Pacto antenupcial, se houver — esse documento define o regime de bens e muda completamente quem herda o quê
Um detalhe que trava muita gente: a certidão de casamento precisa ser a atualizada, não a original do casamento. Muita família passa semanas procurando o papel amarelado de 1978, quando o cartório precisava de uma certidão nova, emitida recentemente, com as averbações mais recentes.
3. Os documentos do imóvel: onde a maioria erra a ordem
Aqui está o ponto onde mais gente se perde. A matrícula do imóvel — e não a escritura antiga — é o documento central. A matrícula fica no Cartório de Registro de Imóveis da circunscrição onde o imóvel está localizado.
Você precisa de uma certidão de matrícula atualizada, emitida há menos de 30 dias. Ela mostra o histórico do imóvel: quem comprou, quem vendeu, se há hipoteca, penhora, usufruto ou qualquer outro gravame. Se aparecer alguma pendência nessa certidão, ela precisa ser resolvida antes da escritura de inventário — e isso pode demorar.
Documentos do imóvel que você vai precisar reunir:
- Certidão de matrícula atualizada (Cartório de Registro de Imóveis)
- Carnê do IPTU do ano corrente — ou certidão de débitos do IPTU emitida pela prefeitura
- Certidão negativa de débitos condominiais, se for apartamento
- Planta do imóvel, quando solicitada pelo cartório (nem sempre é exigida)
Em cidades como São Paulo e Belo Horizonte, a certidão de débitos do IPTU pode ser solicitada pelo portal da prefeitura. Em municípios menores, você ainda vai precisar ir ao balcão da secretaria de finanças — às vezes numa sala no fundo da prefeitura, com horário de atendimento das 8h às 11h. Planeje com antecedência.
4. Os documentos dos herdeiros: o que cada um precisa apresentar
Cada herdeiro precisa apresentar um conjunto de documentos pessoais. A lista básica é:
- RG e CPF (originais e cópias)
- Certidão de nascimento ou casamento atualizada
- Comprovante de endereço recente
- Certidão de casamento com regime de bens, se o herdeiro for casado
Se algum herdeiro mora fora do estado — ou fora do país — ele pode assinar a escritura por procuração. A procuração precisa ser lavrada em cartório (pública), e se for feita no exterior, precisa ser apostilada. Esse detalhe atrasa mais inventários do que qualquer outro: o herdeiro que mora em Lisboa ou em Miami não pode simplesmente assinar um papel qualquer.
Levantamentos de cartórios indicam que inventários com herdeiros no exterior costumam demorar entre 40% e 60% mais do que processos com todos os herdeiros no Brasil — e boa parte desse tempo é gasto esperando a procuração apostilada chegar.
5. O ITCMD: o imposto que ninguém lembra de calcular antes
O Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação (ITCMD) é estadual — cada estado define sua alíquota. Em São Paulo, por exemplo, a alíquota é de 4% sobre o valor do bem. Em outros estados, pode variar entre 2% e 8%. Esse imposto precisa ser pago antes da lavratura da escritura de inventário no cartório.
O cálculo é feito sobre o valor venal do imóvel — que é o valor usado pela prefeitura para calcular o IPTU, não necessariamente o valor de mercado. Isso, na prática, costuma ser favorável ao contribuinte, porque o valor venal tende a ser menor que o preço real de venda.
Para calcular e pagar o ITCMD, você acessa o portal da Secretaria da Fazenda do estado onde o imóvel está localizado, preenche a declaração de bens e gera a guia de pagamento. Em alguns estados, o processo é totalmente online. Em outros, ainda há etapas presenciais.
Atenção: se o inventário demorar mais de 60 dias após o óbito para ser aberto, começa a incidir multa sobre o ITCMD. Em São Paulo, essa multa pode chegar a 20% do valor do imposto devido. Não deixe o prazo passar.
6. Um caso aplicado: o apartamento de 64m² em Campinas
Uma família de três irmãos herdou um apartamento de 64m² no centro de Campinas. O pai havia falecido, a mãe já era falecida há anos, e todos os três eram maiores de idade e estavam de acordo com a venda do imóvel. Caso claro de inventário extrajudicial.
Eles passaram os dois primeiros meses reunindo documentos aleatoriamente — escritura antiga, fotos do imóvel, contratos de aluguel que nem eram pedidos. Perderam tempo e dinheiro com reconhecimento de firma em documentos que o cartório nem pediu.
Quando organizaram o processo pela ordem certa — certidão de óbito, certidão de matrícula atualizada, documentos pessoais dos três, certidão de débitos do IPTU, pagamento do ITCMD — o cartório lavrou a escritura em uma única sessão. O advogado foi contratado só para acompanhar esse ato, cobrando R$ 800. Depois disso, levaram a escritura ao Cartório de Registro de Imóveis e a transferência ficou concluída.
O processo todo levou quatro meses — não pela burocracia, mas porque um dos irmãos demorou três semanas pra tirar a certidão de casamento atualizada. Detalhe pequeno, impacto real.
7. O que não funciona: quatro abordagens que atrasam tudo
1. Começar pelo advogado antes de organizar os documentos. Advogado não é carteiro. Contratar um profissional antes de ter os documentos básicos reunidos significa pagar por horas de espera enquanto você corre atrás de papel. Organize o que é possível antes de sentar na mesa de qualquer escritório.
2. Confiar na escritura antiga do imóvel como documento principal. A escritura antiga comprova uma compra passada. O que o cartório de inventário quer ver é a matrícula atualizada, que mostra a situação atual do imóvel. Muita gente passa semanas procurando um papel que não vai ser o mais importante do processo.
3. Ignorar o prazo do ITCMD achando que “depois resolve”. Não resolve. Resolve com multa. E a multa é calculada sobre o valor total do imposto, não sobre uma parcela. Em imóveis de valor mais alto, essa multa pode representar alguns milhares de reais.
4. Esperar todos os herdeiros se reunirem pessoalmente pra começar. Os documentos pessoais de cada herdeiro podem ser reunidos individualmente, por e-mail ou aplicativo de mensagens, sem precisar de reunião presencial. A presença física só é necessária na hora de assinar a escritura — e mesmo essa pode ser substituída por procuração.
8. Registro de imóveis: a etapa final que muita gente esquece
A escritura de inventário lavrada no cartório de notas não encerra o processo. Ela precisa ser levada ao Cartório de Registro de Imóveis para ser registrada na matrícula do imóvel. Só depois desse registro o imóvel passa, de fato, para o nome dos herdeiros.
O custo desse registro varia por estado e é calculado com base no valor do imóvel. Nas tabelas de emolumentos — que são públicas e disponíveis nos sites dos tribunais de justiça estaduais — você consegue estimar esse custo antes de chegar ao cartório.
Esse passo é ignorado com frequência. A família celebra a escritura, guarda o papel numa gaveta e anos depois descobre que o imóvel ainda está no nome do falecido porque o registro nunca foi feito. Não deixe esse passo pra depois.
Três coisas que você pode fazer essa semana
Você não precisa resolver tudo de uma vez. Comece por aqui:
- Pegue a certidão de óbito. Se ainda não tem, solicite no cartório de registro civil do distrito onde o óbito foi registrado. É gratuita e pode ser feita hoje.
- Solicite a certidão de matrícula atualizada. Vá ao Cartório de Registro de Imóveis da cidade onde o imóvel está localizado e peça a certidão. Em muitos estados, dá pra pedir online. Esse documento vai te mostrar se há pendências que precisam ser resolvidas antes de qualquer outra coisa.
- Consulte a alíquota do ITCMD do seu estado. Acesse o portal da Secretaria da Fazenda estadual, calcule o imposto aproximado e verifique se o prazo de 60 dias já passou. Saber o valor antes de começar evita surpresas desagradáveis no meio do processo.
Esses três passos não resolvem o inventário — mas te colocam na frente de 80% das famílias que ficam meses paradas sem saber por onde começar.